为什么要召开会议？
会议是人们怀着各种不同的目的聚集在一起的活动，有规模和长短之分。人们出于各种各样的目的主办或参加会议，为了能成功的举行一个会议，吸引大众或特殊的目标团体参加，那么一个完美的会议是绝对少不了一个周密的策划，与会者在参加过一个策划周密的会议之后才能带着满意离开。可见会议策划的重要性在举行会议中起着举足轻重的作用。　

　　那么策划一个会议的要素是什么？
一个完善的会议策划主要包括几个要素：
1、会议策划
会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。虽然这里看似理所当然，但是会议主办者却往往从策划开始入手。主办者准备开某个会议，觉得该会议很有意义，于是要求承办者策划出一个方案，因为策划会议需要做很多工作，而一个人是不能独立完成的。那么策划这个会议的成员一定要求有丰富的经验、策划能力和清醒的头脑来完成这个策划项目。
2、策划要素
会议策划有诸多要素：会议目标、人选和会议的运做。要使会议成功，就必须使这三个要素彼此一致。
目标：策划委员会要有一个具体的目标，对策划委员会的要求是否有书面落实？策划委员会的各个操作领域是否有具体的指派？策划委员会与承办者之见的关系是否明确？策划委员会应想谁负责？会议结束时委员会合时结束使命？
人选：策划委员会的成员是否要从主办组织内部选取？策划委员会成员是志愿者还是指派？
是否存在选择策划委员会成员的现成过程？
运做：策划的预算，前期是否进行会场实地考察？成员多久聚会一次？是否负责设计评估？
是否要建立一定的人际关系？工作过程是否要被纪律下来以备将来会议参考。
以上等等因素共同决定了一个完整的会议的进行！可见会议的策划是何等的重要。
3、职责分配
职责的分配是使会议井然有序的基本条件，在会议举办前就应该对其分好工；

会议主办者、承办者和策划委员会的职责拟定表

工作 主办者 承办者 策划委员会
确定会议目标 D MR MR
会议选址 D MR MR
定义与会者人群 D NA MR
确定会议持续时间 MR NA D
确定会议日期 D MR MR
调配资源 NA R D
选择后勤人员 NA MR D
批准预算 D R MR
代码： MR=提出建议 R=处理 D=决策 NA=无关

通过上面的概况介绍，大家对会议策划和实施都有了明确的认识，会议策划的重要是所有会议必要条件。